Die Einführung oder Optimierung von Salesforce ist ein strategisches Projekt, das weit über die IT hinausreicht und das gesamte Unternehmen betrifft. Deshalb ist eine gute Vorbereitung entscheidend – und die beginnt mit den richtigen Fragen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen kompakten Überblick über zentrale Überlegungen aus Sicht von Admins und IT-Verantwortlichen.
1. Welche Prozesse sollen in Salesforce abgebildet werden?
Nicht jeder Prozess muss ins CRM. Konzentrieren Sie sich auf strukturierte, wiederholbare und geschäftskritische Abläufe. Priorisieren Sie insbesondere Prozesse mit hohem Kommunikations- oder Abstimmungsbedarf, um sofort messbare Vorteile zu erzielen.
2. Wie ist der aktuelle Arbeitsprozess? Gibt es einen einheitlichen Ablauf?
Dokumentieren Sie den Ist-Zustand vollständig. Nur so können Sie gezielt entscheiden, ob bestehende Abläufe übernommen oder optimiert werden. Einheitliche Prozesse erleichtern den Start, während Uneinheitlichkeiten Potenzial, aber auch Konfliktgefahr bergen.
3. Welche Features funktionieren im aktuellen System gut und sollen übernommen werden?
Bewahren Sie bewährte Funktionen. Prüfen Sie, ob diese auch in Salesforce sinnvoll realisierbar sind – etwa über gezieltes Customizing – und sichern Sie so den gewohnten Mehrwert.
4. Was funktioniert im aktuellen System gar nicht? Wie sieht der ideale Prozess aus?
Nutzen Sie negative Erfahrungen als Basis für klare Anforderungen. Beschreiben Sie den optimalen Ablauf konkret – aus technischer und aus Nutzersicht – und schaffen Sie so ein klares Zielbild.
5. Wer wird das System nutzen? Gibt es unterschiedliche Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen?
Binden Sie zukünftige Anwender von Beginn an mit ein. Das können Mitarbeitende aus Vertrieb, Kundenservice und Marketing sein, aber auch aus der Buchhaltung oder der dem Außendienst. Unterschiedliche Perspektiven sorgen dafür, dass das System abteilungsübergreifend akzeptiert und aktiv genutzt wird.
6. Gibt es besondere Anforderungen oder Wünsche an das System?
Gemeint sind hier vor allem Prozesse, die das System künftig abbilden oder digitalisieren soll – zum Beispiel mehrstufige Genehmigungen, komplexe Angebotsprozesse oder automatisierte Serviceabläufe. Ebenso können regulatorische Vorgaben, Sicherheitsanforderungen oder eine besonders einfache und intuitive Nutzerführung (UX) zu den entscheidenden Kriterien gehören.
7. Mit welchem Prozess soll gestartet werden?
Wählen Sie einen MVP-Ansatz (Minimum Viable Product). Starten Sie mit einem klar abgegrenzten, wichtigen Prozess – beispielsweise dem Leadmanagement – und erweitern Sie dann systematisch.
8. Welche Kennzahlen sollen in Reports und Dashboards sichtbar sein?
Bestimmen Sie frühzeitig die relevanten KPIs für tägliche Entscheidungen, Teams und Managementberichte. So nutzen Sie den Reporting-Mehrwert von Salesforce von Anfang an.
9. Wie kann Salesforce die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden vereinfachen?
Neben klaren Prozessen ist Automatisierung ein Schlüsselfaktor. Eliminieren Sie unnötige Klickarbeit durch Vorlagen, automatische Benachrichtigungen und intelligente Workflows, um Produktivität und Zufriedenheit zu steigern.
10. Welche Daten sollen aus dem Altsystem übernommen werden?
Migrieren Sie nur aktuelle, relevante und qualitativ hochwertige Daten. Planen Sie eine Bereinigung vor dem Import, um von Beginn an mit sauberen Informationen zu arbeiten.
11. Welche Mitarbeitenden arbeiten im Projekt mit – und gehören spätere Nutzer zum Team?
Integrieren Sie Key User aus den Fachabteilungen. So stellen Sie sicher, dass das System praxisnah entwickelt wird und eine hohe Akzeptanz findet.
12. Welche Systeme sollen angebunden werden?
Salesforce kann vieles – aber nicht alles. Planen Sie Schnittstellen frühzeitig, z. B. zu ERP, Outlook, Marketing-Automationen oder Datenbanken. Prüfen Sie auch, ob Middleware erforderlich ist, um Integrationen zu vereinfachen.
Erfolgreich mit der richtigen Salesforce-Strategie starten
Ein erfolgreiches Salesforce-Projekt beginnt mit einer präzisen Bedarfsanalyse. Wer die oben genannten Fragen beantwortet, legt den Grundstein für eine reibungslose Einführung und eine langfristig hohe Nutzerakzeptanz. Gerade für Admins und Projektverantwortliche ist es entscheidend, frühzeitig einen vollständigen Überblick über Prozesse, Daten, Nutzergruppen und Integrationsanforderungen zu gewinnen. So lassen sich spätere Anpassungen und kostspielige Umwege vermeiden.
Salesforce entfaltet nur dann sein volles Potenzial, wenn es zu Ihren individuellen Arbeitsweisen passt – und diese bestenfalls optimiert. Die Investition in eine sorgfältige Planungsphase zahlt sich daher mehrfach aus: in Form effizienterer Abläufe, klarer Verantwortlichkeiten und einer Plattform, die Ihre Teams gerne und erfolgreich nutzen.
